5S

5S - je skup pravila za organizovanje radnog mesta svakog radnika. Cilj je da svako radno mesto bude organizovano na način tako da bude maksimalno efikasno, i ubrza i olakša rad radniku. Jednostavna definicija je: Nalaženje mesta za sve i smeštanje svega na to mesto.

U osnovi 5S je Japanska metodologija razvijena od strane "Toyota"-e. To je tehnika u 5 koraka koja služi za promenu svesti zaposlenih o radnom okruženju. Ova metodologija možda izgleda kao jedna od tehnika čišćenja – ali nije samo to, pozadina je dublja! 5S pomaže da se identifikuje i eliminišu nekorisne stvari/otpad na radnom mestu. Pomaže uspostavljanju produktivnijeg, kvalitetnijeg radnog okruženja. Podstiče kompaniju da posmara objekte/pitanja koja su često zanemarena.

5S su pet početnih slova japanskih reči koje u prevodu na engleskom i srpskom jeziku glase:

5S se može predstaviti i kao sistematski i organski pristup dostizanja Lean organizacije, poslovni sistem za organizovanje i vođenje proizvodnih i uslužnih operacija koji zahteva manje ljudskog napora, manje prostora, manje kapitala i vremena da se napravi proizvod ili pruži usluga sa manje grešaka. Kada se 5S pravilno implementira, stvara vizuelnu organizaciju koja omogućava brzo određivanje statusa radnog mesta. Na prvi pogled, menadžeri i supervizori mogu da vide kada su stvari u redu, proizvodnja ili pružanje usluge je u zastoju ili zaustavljena, ili rad u procesu nije tamo gde treba da bude.

Prve tri faze predstavljaju osnovu novog izgleda radnog mesta i radnog okruženja, dok poslednje dve faze na održanje postignutog.

Sortiranje predstavlja prvu fazu u sprovođenju metodologije 5S. Osnovna aktivnost u ovoj fazi je odvajanje onoga što je nužno potrebno za obavljanje dnevnih radnih zadataka od onoga što je nepotrebno. Potrebno je identifikovati sve što je potrebno za funkcionisanje procesa ili za izvođenje pojedine operacije ili zadatka. Prepoznavanjem onoga što je potrebno prepoznaju se i oni predmeti koji jesu na radnom mestu a nisu potrebni. Dragocen radni prostor može biti oslobođen uklanjanjem nereda – delova/predmeta/aparata, rada u procesu, škarta, dokumenata, ambalaže, alata, mašina, opreme i raznih predmeta. Za sortiranje se najčešće koristi “crvena etiketa” i to za predmete koje treba ukloniti sa radnog mesta.

Posle sortiranja, u fazi Urediti se određuju i identifikuju lokacije za svaki predmet. U ovom koraku je potrebno odrediti poziciju / mesto za sve ono što je prepoznato kao potrebno. Najbolji je način pokušati organizovati predmete na radnom mestu prema očekivanoj učestalosti upotrebe. Pri određivanju lokacije zaposleni treba da smanje nepotrebna kretanja, šetnje i pomeranje materijala. Ono što najčešće koriste treba da im bude na dohvatu ruke tako da zaposleni može naći sve u svakom trenutku za manje od 30 sec. Osnovni koraci koji se preporučuju da bi se pojednostavnilo uređivanje su:

• identifikovati neophodnu opremu i zalihe,
• odrediti lokaciju za svaki artikl,
• ocrtati lokacije opreme,
• šifrirati/označiti potrebne artikle,
• odrediti potrebne količine i
• dokumentovati raspored radnog mesta, opreme i zaliha.

Čišćenje podrazumeva čišćenje podova, brisanje radnih površina i opreme, i uopšte briga da sve u objektu ostane čisto sve vreme dok ono ne dobije “sjaj”. U zdravstvenoj organizaciji, čišćenje može pomoći da se spreči širenje nepoželjnih infekcija. Svako u organizaciji ima svoja zaduženja vezana za čišćenje od klasičnog čistača pa sve do top menadžera. Čišćenje bi trebalo da bude integralni deo dnevnog održavanja objekta kako bi se održali bezbedni uslovi rada i funkcionisanja laboratorijske, kliničke i administrativne opreme. Cilj ovog koraka je da svaki zaposelni vidi svoje radno mesto kroz „oči posetioca“, odnosno da uvek razmišlja o tome da li je dovoljno čisto da ostavi savršen prvi utisak.

Standardizovati odnosno normirati znači definisati i propisati način na koji će se uobičajeno odvijati aktivnosti. Osnovna svrha sprovodjenja ove faze 5S metode je u sistematskom definisanju i podržavanju ostvarivanja prva 3S. Pri standardizovanju potrebno je napraviti sledeće korake:

• Dokumentovati sve usvojene postupke i rutinske preglede u radnom okruženju.
• Standardizovati nove metode.
• Uspostaviti standardizovane metode u sličnim radnim okruženjima.

Održati je obično najteži deo 5S. Rezultati implementacije ove faze, za razliku od prethodnih S, nisu odmah vidljivi i nisu jednostavno merljivi. Ona se najviše ogleda u ponašanju zaposlenih, stavovi i aktivnosti moraju biti institucionalizovani i ponovljivi dok ne postanu deo kulture organizacije u svakodnevnom radu. Održavanja postignutog sigurno je jedan od težih, ako ne i najtežih zadataka u implementaciji 5S metode. U implementaciji 5S sugeriše se na stvaranju potsticajnih uslova, primera, na način da se:

• naglašava važnost i značaj 5S.
• osigura dovoljno vremena za 5S.
• organizuje za sprovođenje 5S.
• nagradi postignuto.
• stvori pozitivno područje, zadovoljstvo, motivisanost...

U petom poslednjem koraku održati, tim preduzima korake da obezbedi da 5S pusti duboke korene u organizaciji i postane normalan način poslovanja. Stub održati se najbolje uspostavlja kada je uključeno više nivoa – pored osoblja koje obavlja svakodnevno održavanje organizacionih sistema, menadžment treba da se uključi u 5S audit, provere usaglašenosti, pružanje povratnih informacija o učinku na 5S ciljevima i aktivno učestvuje u implementaciji 5S događaja poboljšanja (nazvan Kaizen događaj), koji se realizuje u nekoliko dana tako da se brzo uredi radna oblast.

Za sprovođenje 5S bitno je da se sprovode odgovarajući zadaci, i to:

1. promovisanje 5S na svim nivoima organizacije,
2. određivanje strategije promotivnih aktivnosti i
3. izvršavanje 5S procene, sprovođenjem odgovarajućih audita,
4. formulisanje glavnog plana implementacije/akcije,
5. nadgledanje progresa i održavanje 5S programa.

Ova promocija, u širem smislu, obuhvata više aktivnosti:

• Uspostavljanje 5S politike;
• Uspostavljanje ciljeva organizacije;
• Uspostavljanje grupa za razmatranje;
• Obuka o svesti za tehniku 5S;
• Razvoj organizacionih mapa radnog prostora, identifikovanje "vlasnika" oblasti i određivanje 5S polaznih tačaka za oblasti;

Izvršavanje 5S procene organizacije obavlja osoba koja je angažovana sa strane da bi 5S ocena bila realna i da se na osnovu nje urade inicijalni audit i definiše odgovarajući akcioni plan za sprovođenje korektivnih mera. Formular za 5S procenu.

5S audit podrazumeva proveru kroz svih 5 operativnih faza 5S metode. Ovde je fokus na pojedinim oblastima radnog prostora, i to primenom dve vrste provere (audit-a):

1. Provera 5S koja sadrži:
   • Listove 5S provere;
   • Slike prethodnog i naknadnog stanja.
2. Provere unapređenja koje sadrže:
   • Liste 30 problema;
   • Plan unapređenja sa 5W (What, Where, Why, Who, When) i 2H (How, How much);
   • Fotografije pojedinih spornih mesta.

Rezultati ovih provera se objavljuju na 5S Tabli sa pričom. Preko Table sa pričom se lako kasnije prati napredak unapređenja radnog prostora. Treba naglasiti da se listovi provere koriste za dijagnostiku i da poseban značaj imaju poredive slike, tj. fotografije prethodnog i naknadnog stanja. Formular za 5S ček liste.

Proverom unapređenja se napadaju kritične oblasti, a sve se to odslikava i na 5S radar karti. Posebno je bitna i redovnost gde se preporučuje audit na svaka 3 meseca, uz vizuelna poređenja sa nalazima prethodnog audita. Formular za 5S audit.

5S akcioni plan opisuje aktivnosti koje će biti preduzete, korak, fazu i mesec i ko je odgovoran. Akcioni plan služi kao vodič i podsetnik za vaše radnike i članove odbora o njihovim odgovornostima i rasporedu isporučivanja zahtevanih učinaka neophodnih aktivnosti koje će biti preduzete da postignu ciljeve programa i njihov mesečni napredak. Formular za akcioni plan.