A3 - IZVEŠTAJ
A3-Izveštaj je metoda za rešavanje problema koja je nazvana prema formatu papira veličine A3. Koncept je prilagođen za upotrebu od strane zdravstvenih radnika, od kojih većina nema inženjersku ili poslovnu pozadinu. Izveštaj (rešavanje problema) polazi od vrha do dna sa leve strane, a zatim odozgo na dole na desnoj strani. Grafički karakter A3 doprinosi dubokom razumevanju trenutnog stanja i cilјnog stanja, tako da leva strana crteža prikazuje trenutno stanje, dok desna strana prikazuje cilјano stanje.
Svaki izveštaj počinje sa „temom“ ili naslovom. Tema ukazuje na problem koji se rešava i trebala bi se fokusirati na problem, a ne zagovarati određeno rešenje. Zatim, se opisuju sve relevantne osnovne informacije koje su klјučne za razumevanje obima i važnosti problema. Stavke koje su ovde uklјučene se odnose na otkrivanje problem, zašto je problem važan za cilјeve organizacije, različite uklјučene strane, simptome problema, organizacionu strukturu i tako dalјe. U odeljku za trenutno stanje koji je i najvažmiji, crta se dijagram koji prikazuje kako trenutno funkcioniše sistem koji je stvorio problem.
Crtanjem „olujnih“ oblaka na grafikonu se jasno prikazuje gde postoje problemi u trenutnom stanju. Crteži se rade olovkom, tako da se mogu lako prepravljati od strane svih zainteresovanih učesnika u procesu. Ovo nudi svim uključenim u rešavanju problema mogućnosti za brisanje, prepravljanje i ispravljanje bilo kakvih pogrešnih pretpostavki koje su možda učinjene u vezi sa procesom, čime se postiže brz i precizan napredak u rešavanju problema, a sami zaposleni mogu učestvovati u kreiranju suštinskog razumevanja. Može se i kvantifikovati obim problema (npr. procenat oštećenja, sati zastoja itd.) i prikazati ih grafički ili numerički negde u trenutnom stanju.
Podaci koji se koriste za izradu trenutnog dijagrama stanja prikuplјaju se direktnim posmatranjem. Potpuno i detalјno razumevanje trenutnog procesa kao što se zapravo izvodi, umesto kako to treba uraditi ili kako neko kaže da je učinjeno, apsolutno je kritično. Dakle, potrebno je direktno posmatranje, a podaci za opisivanje problema treba da budu realni. Crtanje dijagrama omogućava dublјe razumevanje problema, čime se pomaže autoru A3 izveštaja da kompaktno organizuje znanje i učenje stečeno posmatranjem.
Drugi razlog zašto se zahteva crtanje dijagrama je brzo i efikasno prenošenje drugima glavna pitanja, i može sadržati veću količinu informacija, a posmatrači ih mogu veoma brzo uočitti zbog slikovnog prikaza. Treći razlog je taj da su napori za rešavanje problema usmereni na sistem, a ne na lјude, što rezultira objektivnijim pristupom sa manje defanzivnog držanja. Postavlanje ciljnog stanja je sada vrlo jednostavno, jer se lako razume šta nije u redu sa trenutnim procesom.
Na osnovu snimljenog trenutnog stanja i postavljenog cilja, pristupa se analizi uzroka problema. Ako se ne posvetite analizi uzroka problema, znači da će se on verovatno ponoviti. Uobičajena tehnika analize uzroka je metoda „5 zašto“. Jednostavno rešavanje problema postavlјanjem pitanja „zašto“ približno pet puta u nizu. Iskustvo je pokazalo da zaustavlјanje na dva ili tri pitanja obično znači da pronalaženje uzroka problema nije dovolјno dobro. Vodič za pronalaženje uzroka se dotiče barem jednog od tri osnovna principa za dizajniranje organizacionih procesa:
- Da li su radne aktivnosti tačno određene u skladu sa sadržajem, redosledom, vremenskim rasporedom i ishodom?
- Da li su veze između entiteta jasne, direktne i odmah shvaćene?
- Da li su putevi kojima roba/usluge putuju jednostavni, direktni i neprekinuti; da li su svi koraci dodaju vrednost?
Kada se problem razbio na detalje, kada se shvati kako se posao trenutno obavlјa i dobro razume osnovni uzrok problema, sada je potrebno razmotriti kako se proces može pobolјšati. Proces A3 naziva pobolјšanja korektivnim merama, jer se njima: a) suprotstavlјamo određenom problemu i b) to je ono što će se koristiti dok se ne otkrije bolјa protiv meru. Cilј je da se organizacija približi idealnom stanju pružanja usluga, a to je upravo onog što kupcu (pacijentu) treba, kad je to potrebno, tačno u pravoj količini i bez otpada – Just in time.
Uzimajući u obzir korektivne mere, crta se dijagram cilјanog stanja; to jest, dijagram kako će predviđeni proces raditi sa postojećim protiv merama. Korektivne mere se na dijagramu mogu ucrtati kao pahulјasti oblaci ili se mogu zasebno zabeležiti. Kao i kod trenutnog stanja, dijagram cilјanog stanja treba biti uredan i jasan svima koji čitaju izveštaj. Simuliranje situacije ili stvaranje okruženja za predloženi novi načina rada, sa definisanom vremenskom linijom testova, čini se sigurnim da rešavaoci problema budu kreativni i da eksperimentišu. Zbog dobrog razumevanja procesa koji je postavlјen na levoj strani A3 rizik je minimalan, ali je omogućeno podešavanje sistema pre implementacije. Kada se uradi testiranje i dobije se odobrenje za implementaciju, onda se pristupa primeni novog dizajniranog procesa.
Primena ili plan implementacije opisuje korake koje je potrebno izvršiti da bi se ostvario cilјano stanje. Navode se koraci koje treba uraditi i ko je odgovoran za njihovo sprovođenje. Kako će organizacija znati da je novi proces u stvari bolji od starog? Plan praćenja pokazuje kako i kada će se izmeriti poboljšanje procesa ili rezultata određenog testa. Trebalo bi da uključi realno i kvantifikovano predviđanje performansi novog procesa. Predviđanje treba da bude što tačnije, zasnovano na dubokom razumevanju planiranih korektivnih mera. To ne bi trebalo da bude nerealno idealan slučaj. Na primer, u idealnom slučaju ne bi trebali da vidimo nulte greške, a da li će predviđene korektivne mere realno postići nulte greške? Ako ne, koliko nedostataka možemo očekivati kod novog procesa? Pravi se radna lista, na osnovu koje tim A3 može proveriti napredak, i svi učesnici u procesu tačno znaju šta se od njih očekuje. Uvek se mogu proveriti uzroci problema koje su identifikovani na levoj strani A3 i dati odgovor da li su oni otklonjeni.
Izveštavanje o rezultatima praćenja korektivnih mera je apsolutno bitan za maksimiziranje učenja unutar organizacije. Odgovornost za praćenje novog procesa tokom vremena dodelјuje se jednom ili ga dobija više pojedinaca sa definisanim datumima za ponovnu procenu na A3. Izveštaj o praćenju postaje novo trenutno stanje, a ako nije savršen inicira se još jedan A3 korak i postupak se ponavlјa sve dok se trenutno stanje ne približi idealnom. Primer praznog formulara za kreiranje A3 izveštaja.